Die Digitalisierung ist als Trend unserer Zeit allgegenwärtig. Für viele Bürger:innen sind digitale Technologien aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Diese Entwicklung geht auch an einer Kommune nicht vorbei. Auf der einen Seite wandeln sich die Erwartungen, die an kommunale Dienstleistungen im Zeitalter der Digitalisierung gestellt werden: Termine sollen online buchbar, Parkplätze per App auffindbar und Kommunalpolitik digital gestaltbar sein.
Die Digitalisierung als Querschnittsthema schafft zahlreiche Möglichkeiten, um eine Kommune oder Region attraktiver und lebenswerter zu gestalten. Dieses Zielbild wird mit dem Begriff der Smart City bzw. Smart Region verfolgt. Digitale Technologien sollen dabei helfen, die Kommune oder Region bei ihrer Aufgabe einer nachhaltigen und intergrierten Entwicklung und der kommunalen Daseinsvorsorge zu unterstützen. Sie sollen außerdem die Lebensqualität der Bürger:innen nachhaltig verbessern. Hierfür können zahlreiche Themen bedient werden, ob smartes Energiemanagement, neue Mobilitätskonzepte oder digitale Lern- und Bildungsangebote.
Viele Kommunen sind sich zwar dieser Möglichkeiten bewusst, fragen sich jedoch beispielsweise: Wie gestalten wir die Entwicklung hin zu einer Smart City, Smart Region? Wo fangen wir an und wer ist dafür zuständig? Was wollen wir überhaupt konkret erreichen? Die wichtigsten Fragen nebst Antworten auf dem Weg zu einer Digitalstrategie haben wir für Sie zusammengestellt:
Sie finden hier im Baukasten zur Strategieentwicklung eine praktische Unterstützung. Wir geben Ihnen eine Bauanleitung an die Hand, damit Sie Ihre Kommune, Ihre Region smarter aufstellen können. Der Baukasten hilft Ihnen dabei, sich eine Vorstellung davon zu machen.
Wir zeigen Ihnen, was andere Kommunen errichtet haben und wie sie dabei vorgegangen sind sowie Werkzeuge, die Ihnen bei den einzelnen Schritten behilflich sind. Ins Handeln kommen müssen Sie zwar selbst, aber mit diesem Baukasten erhalten Sie das nötige Wissen, um Ihre Kommune vom Grundriss bis zur Innenausstattung digital aufzustellen. Gestalten Sie die Digitalisierung aktiv mit, um ein lebenswertes Zuhause für die Bürger:innen zu schaffen!
Sie finden die verschiedene Methoden mit Vorlagen zur Bearbeitung sowie Praxisbeispiele in den nachfolgenden Tabs in den jeweiligen Kapiteln.
Bevor eine Strategie erstellt werden kann, sollten Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, wo Ihre Kommune beim Thema Digitalisierung steht. Zu diesem Zweck ist es notwendig, eine Bestandsaufnahme durchzuführen. Für die Bestandsaufnahme gibt es eine Vielzahl an Methoden, von denen wir Ihnen hier einige vorstellen.
Nutzen Sie außerdem das DigiMeter der DigitalAgentur Brandenburg. Das Werkzeug hilft Ihnen dabei, einen sehr systematischen und profunden Überblick darüber zu bekommen, wo Ihre Kommune aktuell steht und wo es Handlungsbedarf gibt.
Sie finden verschiedene Methoden zur Bestandsaufnahme sowie Vorlagen zur Anwendung in den nachfolgenden Tabs, die Sie unterstützen, eine Bestandsaufnahme durchzuführen.
2. Digitalisierungsvision/Leitbild – Wohin geht es?
Am Anfang der Strategieentwicklung steht die Digitalisierungsvision. Sie beschreibt die Vorstellung darüber, wie die Kommune in der Zukunft aussehen soll und wie sie Digitalisierung zum Wohl ihrer Bürger:innen nutzt. Die Vision ist das Leitbild, an dem sich die Ziele und Maßnahmen ausrichten. Die Vision für die Digitalisierung sollte sich - wenn möglich - von übergeordneten Visionen im Bereich der Stadtentwicklung ableiten.
Sie finden Praxisbeispiele in den unten aufgeführten Tabs sowie eine Vorlage zur Anwendung, die Sie unterstützen, eine Vision zu entwickeln.
Die Vision Ihrer digitalen Stadt wird mit strategischen, übergeordneten Zielen konkretisiert. Die Ziele stellen Leitplanken dar, die Orientierung für die Umsetzung des gesamten Spektrums der Maßnahmen geben. Sehr sinnvoll ist es, die übergeordneten strategischen Ziele zu konkretisieren und Indikatoren für die Zielerreichung zu formulieren. So ist die Strategie verbindlich und die Zielerreichung überprüfbar.
Sie finden Praxisbeispiele in den unten aufgeführten Tabs, die Sie unterstützen, Ziele zu formulieren.
Die Handlungsfelder einer Strategie stellen künftige Aktivitätsschwerpunkte dar. Sie bilden eine thematische Klammer um einzelne Maßnahmen und Projekte. Die Zahl der Handlungsfelder kann nach Anspruch der Strategie und Größe der Kommune variieren: Während Braunschweig zehn Handlungsfelder aufweist und Darmstadt gar 14, sind es z.B. in der Kleinstadt Hagenow nur fünf.
Sie finden Beispiele und die Vorlage zur Anwendung in den unten aufgeführt Tabs, die Sie unterstützen, Handlungsfelder und ihre Ziele, messbare Indikatoren sowie typische Maßnahmen zu definieren.
Eine Digitalisierungsstrategie sollte so konkret wie möglich sein. Insofern ist es sinnvoll, hier Projekte zu beschreiben, die den verschiedenen Handlungsfeldern zugeordnet werden können. Es bietet sich an, die Maßnahmen in Steckbriefform zu formulieren. In den Steckbriefen wird der Rahmen für die Umsetzung der Maßnahmen gesetzt. Was ist das Ziel der Maßnahme, wer ist verantwortlich, wer sollte einbezogen werden, in welchem Zeitraum soll sie umgesetzt werden usw. Des Weiteren sollten Sie eine Maßnahme mit messbaren Indikatoren ausstatten. Sie legen fest, wie und in welcher Form die Maßnahme als erfolgreich umgesetzt gilt. Sollten Sie viele Maßnahmen identifizieren, kann es sinnvoll sein, die Steckbriefe in den Anhang der Strategie zu schieben.
Wenn Sie nach Inspiration suchen, welche Maßnahmen auch für Ihre Kommune interessant sein könnten, können Sie sich gerne die Best Practices aus unserem Kompass Smart City, Smart Region oder die Projektbeispiele unserer Tour de Brandenburg anschauen.
Welche Kriterien ein Maßnahmensteckbrief enthalten kann, können Sie dem Beispiel Mustersteckbrief entnehmen. Sie finden dort ebenfalls eine Vorlage, um den Mustersteckbrief bearbeiten zu können.
6. Interne und externe Governance – Wer stellt das Team?
Digitalisierung muss in Ihrer Verwaltung organisatorisch verankert werden. Nur so hat dieses Thema das nötige Gewicht und die Repräsentation, die es braucht, um aktiv gestaltet werden zu können. Hierbei hat sich der Begriff der Governance eingebürgert, womit das Steuerungs- und Regelungssystem einer Verwaltung bezeichnet wird.
Bei der Governance müssen zwei Ebenen berücksichtigt werden.
Verwaltungsintern muss Digitalisierung organisatorisch verankert werden.
Extern braucht es Formate für den Austausch und die Vernetzung der diversen, kommunalen Akteure.
Wie typische Rollen es in der Verwaltung gibt, wie die Rollen organisatorisch verankert werden können, wie Digitalisierungsprojekte gesteuert und u. a. Bürger:innen in den Partizipationsprozess einbezogen werden können, werden nachfolgenden in den Tabs erläutert.
Wenn die Maßnahmen ausgearbeitet sind und der Organisationsrahmen steht, heißt es: aktiv werden und umsetzen! Auf dem Weg zur Realisierung Ihrer Projekte fallen viele Aufgaben an, die strukturiert geplant und gemanaget werden sollten.
Aufgaben nachhalten
Schafft Verbindlichkeit
Zur regelmäßigen Aktualisierung (z. B. mit einer Aufgabenliste)
"Quick Wins“ ermitteln
Schnelle Erfolge notieren
Erfolge sichtbar machen
Wenig Aufwand
Prioritäten festlegen
Klären, was am Meisten drängt
Abwägen anhand einheitlicher Kriterien
Entscheidungen treffen
Governance-Strukturen schaffen
Umsetzung der künftigen Governance
Weiterbildung
Besetzung offener Stellen
Kommunikation und Aufgabenübernahme
Maßnahmen planen
Detaillierung/Recherche
Schätzung Aufwand
Standardisierte Darstellung (Steckbrief)
Projektphasenplan entwickeln
Für die detaillierte Projektplanung
Zeigt Aktivitäten und Methoden
Roadmap/ Meilensteinplan erstellen
Umfasst geplante Maßnahmen
Zeigt Abhängigkeiten
Stellt Zeitplanung dar
Gibt Orientierung
Sie finden Methoden und Vorlagen zur Bearbeitung für die Priorisierung von Maßnahmen, das Erstellen einer Roadmap sowie einer Meilensteinplanung und zum Nachhalten von Aufgaben in den nachfolgenden Tabs.
Die Strategieentwicklung folgt keinem linearen Ablauf, sondern muss als Kreislauf sich wiederholender Phasen verstanden werden. Dadurch werden mögliche Änderungen des Umfelds oder der strategischen Voraussetzungen von vornherein als gegeben vorausgesetzt und ein Bewusstsein für ein dynamisches Umfeld geschaffen. Aus diesem Grund sollte die Strategie in regelmäßigen Abständen evaluiert werden. Passen Organisationsstrukturen nicht mehr oder haben sich aufgrund von neuen politischen Schwerpunktsetzungen andere Ziele ergeben, muss die Strategie angepasst werden (Adaption).
Für die Evaluation eignen sich Methoden wie beispielsweise Umfragen (siehe Bestandsaufnahme) oder die Überprüfung der Indikatoren Ihrer Handlungsfelder und Maßnahmen.
Die Strategieüberprüfung sollte in etwa alle zwei bis drei Jahre erfolgen. Auf diese Weise bleiben Sie nicht stehen, sondern gehen mit der Zeit – und nutzen die Potenziale der Digitalisierung für Ihre Bürger:innen!
